会社側があなたを「採用する時」と「退職する時」に行うこと

総務は、重要な経営資源の1つである「ヒト」に関わる仕事、具体的には採用、配置、異動、教育訓練、処遇や評価、そして退職に携わります。

さまざまな採用チャネルの登場

最近、従来のやり方では人を採用できず、人員不足が常態化しているという話をよく耳にします。

キャリアコンサルタントとして合同企業説明会等で就活生の相談に乗ると、企業側の「採用したい像」と、採用される側の「働きたい会社像・職業像」のミスマッチを強く感じます。求人経路や採用試験など、採用方法に一工夫が必要な時代になっているのです。

通常、企業の求人経路は、ハローワーク、人材サービス産業、縁故の3つに大別できます。

例えばハローワークでは、従来型の求人方法に加えて、トライアル雇用等が登場しています。また、若年者・女性・シニア等の専用窓口が設けられたり、求人広告もインターネットサービスになっていたりします。人材サービスも、内容・メニューが多岐にわたっています。

このように求人方法の選択肢が増えているため、どういった人材を、どの手段で採用するのか、採用チャネルの再検討が必要になっています。

採用・面接試験を手配する

採用試験・面接試験には、応募者を選別するだけでなく、「選ばれてこの会社に入った」という動機づけや、採用したい社員像を明確にする効果も存在します。逆に言えば、明確にした社員像に適合するかどうかの判断をするために試験が必要なのです。

人には「個性」があるように、会社にも「社風」がありますから、評価には自社流の判断と解釈が必要になります。だからこそ、まず「期待する社員像」を明確にすることが大切になるのです。

試験から採用までに必要なこと

応募者から内定者を選定したら、不採用者には不採用通知を送り、内定者については採用に関わる各種手続きを進めます。

このとき、内定者から辞退の申し出があることに配慮しなくてはいけません。内定候補者を採用数より余分に選定しておき、その意思確認後に不採用通知を行う必要があります。

採用通知書と一緒に労働条件通知書や入社承諾書を送り、内定者からは入社承諾書とともに、受診後3カ月以内の健康診断書の提出を受ければ、雇い入れ時の健康診断を省略することが可能です。

なお、求人媒体などに記載した労働条件はあくまで汎用的なものです。雇用契約に際しては、労働条件通知書により改めて労働契約条項を提示する必要があります。

試験から採用までに必要なこと

採用したときに行うべき手続き

人を採用したときには、社会保険関係や所得税関係の法定事務のほか、各種の社内手続きや机の準備といった細々とした事前手配が必要になります。左掲のような「採用手続きチェックリスト」を作成して、手続きが完了したものからチェックを入れていきましょう。

チェックリストの中に「個人別貸与品一覧表」とありますが、会社から社員へは、ノートPC・携帯電話、制服・作業着、営業用のカバン等、実にさまざまな備品類が貸与されます。採用時に貸与した備品類をこの一覧表に記入して、退職時には、この表に基づいて貸与品の返還を受けるようにします。

「緊急連絡票」は、天災などの災害が発生し、社員の安否確認などが必要になった場合を想定して作成するものです。最寄り駅からの地図、同居の家族等に関する情報の記入が必要です。

「通勤交通費申請書」は、自宅から会社までの経路が「社会通念上妥当な最短距離での経路」であるかを確認するためのものです。交通経路のソフトで簡単に確認できますので、申請時に必ず確認して、後日のトラブルを避けるようにしてください。

「オリエンテーション」は、会社の歴史や理念、行動規範、社内ルールである就業規則・社内手続きルール、届出書類などを入社時に説明するものです。今日から会社の仲間になるのだ、という動機づけのためにも開催する必要があります。

退職するときに行うべき手続き

日本の平均勤続年数は男性が約13年、女性が約9年といわれ、中途退職者に対する事務手続きが、定年退職に関するものよりも日常的に多いことが分かります。

以下、中途退職者に対して行う事務で、総務が留意すべき点をまとめます。

まず、退職に関する社内ルールを総務が熟知する必要があります。会社では、就業規則で退職の申し出の期間や退職の承認、締め後賃金・退職金の支払い、未精算経費の精算などの退職ルールを定めています。総務はそれらをよく知ったうえで、漏れのないように退職手続きを終えて、退職者を快く送り出す必要があります。

左掲の「退職手続きチェックリスト」は、会社(総務)と退職者がお互いに手続きを確認し合うために作成するものです。退職日の1週間前には退職者に渡して貸与品の返却等の準備をさせ、手続きを終えたものからチェックを入れていきます。

なお、退職者を快く送り出すことには、「在職中にがんばってくれた社員への会社の思い」を在職している社員にも伝えるという、メッセージ的な意味合いもあります。

したがって、総務には、退職者に対する対応が粗雑にならないような気配りが求められることに留意しましょう。

提供:http://bizmakoto.jp/bizid/

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